Guia de Orientacion SIG Unidad 3

UNIDAD 3: PRINCIPIOS DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

Clasificación de hardware: Equipos. Almacenamiento. Disposición de entrada y salida. Dispositivos de comunicación

Hardware: Es la parte tangible, la cual permite que el sistema de cómputo funcione, esto es, todos aquellos elementos físicos que se pueden intercambiar de un espacio a otro, manipular y percibir con el tacto, etc. Como ejemplos tenemos las pantallas LCD, las tarjetas principales ("Motherboard"), impresoras láser, memorias USB, cables de corriente, chips, etc.

Hardware básico: son todos aquellos elementos que son imprescindibles para el correcto funcionamiento del equipo.

·         Memoria RAM: es una memoria que almacena la información de manera temporal. Si no hay este elemento, no hay dónde almacenar la información mientras se trabaja con la computadora.

·         Microprocesador: se encarga de administrar el software y Hardware del equipo, así como procesar toda la información, es imposible trabajar sin este dispositivo.

·         Memoria ROM: almacena información básica del equipo, sin ella, no es posible determinar que elementos básicos integra al momento del arranque.

·         Tarjeta principal (Motherboard): permite la interconexión de todos los dispositivos internos esenciales para el correcto funcionamiento de la computadora.

·         Dispositivo de salida de datos: es necesario ya que el usuario debe de poder saber lo que la computadora está realizando (puede ser una pantalla, monitor, una impresora, etc.).

·         Dispositivo de entrada de datos: la información debe de ser introducida al equipo por algún medio y además ejercer el control básico del mismo (teclado, ratón, escáner, etc.).

·         Gabinete: aunque se ha demostrado que una computadora trabaja correctamente sin gabinete, no es lo mas recomendable, así que los dispositivos internos deben estar montados en una estructura diseñada para ellos.

Hardware complementario: son todos aquellos elementos de los que se puede prescindir para el funcionamiento del equipo.

·         Bocinas: son dispositivos que se encargan de recibir las señales de audio de la computadora y convertirlas en sonidos. Una computadora puede trabajar de manera correcta sin bocinas.

·         Ratón: se encarga mover el puntero por la pantalla, en este caso hay métodos para moverlo en por medio del teclado.

·         Disco duro: aunque podríamos pensar en que es imprescindible, una computadora es capaz de trabajar un sistema operativo desde un disquete, un DVD ó una memoria USB.

·         Unidad lectora de disco óptico: permite la introducción de información a la computadora pero no es necesaria, ya que puede ser por otros medios como disquetes, discos duros externos e incluso desde la red por medio de un cable ó de manera inalámbrica.

·         WebCam: se utiliza solo para aplicaciones de comunicación en tiempo real y el funcionamiento de la computadora no depende de su presencia.

·         Tarjeta aceleradora de video AGP: se utiliza para mejorar los gráficos de un videojuego, sin embargo la computadora puede trabajar de manera correcta con una tarjeta de video básica integrada.

Clasificación de Hardware por función básica en el sistema

·         Hardware de almacenamiento: son dispositivos que son capaces de almacenar información de manera temporal ó a largo plazo, como ejemplos están los discos duros, disquetes, memorias USB,  unidades SSD, memorias ROM, memorias RAM, memorias caché, etc.

·         Hardware de proceso: son aquellos encargados de la interpretación de instrucciones, proceso de cálculos y de datos. Ejemplos son los microprocesadores, Chipset y  los coprocesadores matemáticos.

·         Hardware de salida: permiten que los datos generados por la computadora se dirijan al exterior por medio de dispositivos de almacenamiento ó cables. Ejemplos son las impresoras de inyección de tinta, los Plotter, pantallas de plasma, etc.

·         Hardware de entrada: se utilizan para introducir los datos a procesar en la computadora. Ejemplo son los escáneres, ratón "Mouse", teclado, lector de DVD, etc.

·         Hardware bidireccional: son aquellos que tienen la capacidad de introducir datos a la computadora, así como permitir la salida, ejemplos son las tarjetas de red, tarjetas de audio.

·         Hardware mixto: son aquellos que comparten 2 clasificaciones, ejemplo las memorias USB, disqueteras, "quemadores" de DVD, las cuáles entran en 2 clasificaciones (Hardware de almacenamiento y bidireccional), ya que almacenan datos y además pueden introducir/obtener información de la computadora, otro ejemplo es la tarjeta de video (almacena datos de gráficos en su RAM integrada y procesa los gráficos en su GPU -Unidad de proceso de gráficos-.

Clasificación de Software

Varios tipos de software se describen basándose en su método de distribución. Entre estos se encuentran los así llamados programas enlatados, el software desarrollado por compañías y vendido principalmente por distribuidores, el freeware y software de dominio público, que se ofrece sin costo alguno, el shareware, que es similar al freeware, pero suele con llevar una pequeña tasa a pagar por los usuarios que lo utilicen profesionalmente y, por último, el infame vapourware, que es software que no llega a presentarse o que aparece mucho después de lo prometido.

El software es la parte lógica de computadora, que permite el manejo de los recursos y la realización de tareas especificas, también denominados programas.

Se clasifica en 2 partes:

1. SOFTWARE DE SISTEMAS

2. SOFTWARE DE APLICACIÓN

1. SOFTWARE DE SISTEMAS: Son aquellos programas que permiten la administración de la parte física o los recursos de la computadora, es la que interactúa entre el usuario y los componentes hardware del ordenador. Se clasifican el Sistemas Operativos Mono usuarios y Multiusuario.

2. SOFTWARE DE APLICACION: Son aquellos programas que nos ayudan a tareas específicas como edición de textos, imágenes, cálculos, etc. también conocidos como aplicaciones.

Software de Uso General

El software para uso general ofrece la estructura para un gran número de aplicaciones empresariales, científicas y personales. El software de hoja de cálculo, de diseño asistido por computadoras (CAD), de procesamiento de texto, de manejo de Bases de Datos, pertenece a esta categoría. La mayoría de software para uso general se vende como paquete; es decir, con software y documentación orientada al usuario (manuales de referencia, plantillas de teclado y demás).

Software de aplicaciones

El software de aplicación está diseñado y escrito para realizar tareas específicas personales, empresariales o científicas como el procesamiento de nóminas, la administración de los recursos humanos o el control de inventarios. Todas éstas aplicación es procesan datos (recepción de materiales) y generan información (registros de nómina). para el usuario.

Software de Aplicación, programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de trabajo. Posee ciertas características que le diferencia de un sistema operativo (que hace funcionar al ordenador), de una utilidad (que realiza tareas de mantenimiento o de uso general) y de un lenguaje (con el cual se crean los programas informáticos). Suele resultar una solución informática para la automatización de ciertas tareas complicadas como puede ser la contabilidad o la gestión de un almacén. Ciertas aplicaciones desarrolladas ‘a medida’ suelen ofrecer una gran potencia ya que están exclusivamente diseñadas para resolver un problema específico. Otros, llamados paquetes integrados de software, ofrecen menos potencia pero a cambio incluyen varias aplicaciones, como un programa procesador de textos, de hoja de cálculo y de base de datos.

2.1. Clasificación de Software

El software son los programas los cuales contienen las instrucciones responsables de que el Hardware realice su tarea, se le denomina Software a todos los componentes intangibles de un ordenador, es decir, el conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos de un sistema de computo. Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, sistema operativo que permite funcionar al resto de los programas adecuadamente.

El termino Software fue usado por primera vez en este sentido por John W. Tukey en 1957. En las ciencias de la computación y la ingeniería de software, el software es toda la información procesada por los sistemas informáticos: programas y datos.

El software se clasifica de dos maneras:

·    Tipo de trabajo realizado

·    Método de distribución

Clasificación del Software de acuerdo al tipo de trabajo realizado

·    Software de Sistema

Colección de programas residentes en la computadora, este tipo de software resulta pieza esencial para el uso de la computadora y el desarrollo de más software, una definición más que podemos dar es que es una de las partes que permite el funcionamiento de la computadora, el objetivo del software de sistema es aislar tanto como sea posible al programador de aplicaciones de los detalles del computador particular que se use, especialmente de las características físicas de la memoria, impresoras, pantallas, teclados etc.

El software de sistema son los programas básicos el cual controla a la computadora, también llamado sistema operativo el cual tiene tres grandes funciones: coordina y manipula el hardware del ordenador, como la memoria, las unidades de disco; organiza los archivos en diversos dispositivos de almacenamiento y gestiona los errores de hardware y del mismo software.

Los sistemas operativos pueden ser de tarea única o multitarea. Los sistemas operativos de tarea única, los más primitivos, solo pueden manejar un proceso en cada momento.

Todos los sistema operativos modernos son multitarea, esto quiere decir que puedes realizar varias acciones a la ves como por ejemplo mandar a imprimir y estar trabajando con otro documento o lo más usual estar navegando por internet y escuchar muisca.

·    Software de Aplicación

El software de aplicación permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas más especificas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios, también podemos decir que el software de aplicación son aquellos que nos ayudan a la elaboración de una determinada tarea, este tipo de software es diseñado para facilitar al usuario en la realización de un determinado tipo de trabajo.

El software de aplicación resulta una solución informática para la automatización de ciertas tareas complicadas como puede ser la contabilidad y gestión de una organización, como ejemplo del software de aplicación podemos mencionar a la paquetería que nos ofrece Office de Microsoft (Word, Excel, One Note, etc.), Word Perfec, Lotus 123.

·    Software de Desarrollo

El software de desarrollo recibe varios nombre, como software de programación o lenguaje de programación del software, en si el software de desarrollo es cualquier lenguaje artificial que podemos utilizar para definir una secuencia de instrucciones para su procesamiento por un ordenador. Es complicado definir qué es y que no es un software de desarrollo, generalmente se dice que la traducción de las instrucciones a un código que comprende la computadora deber ser completamente sistemática (sigue o se ajusta a un conjunto de reglas).

El software de programación proporciona herramientas para ayudar al programados s escribir programas informáticos y a usar diferentes lenguajes de programación de forma práctica, entre los lenguajes de programación más utilizados podemos mencionar: C++, Java, C#, Visual Basic, etc.

Clasificación del Software de acuerdo al tipo de trabajo realizado

·    Feeware

Freeware es un software de computadora que se distribuye sin cargo. A veces se incluye el código fuente, pero no es lo usual. El Freeware suele incluir una licencia de uso, que permite su redistribución pero con algunas restricciones, como no modificar la aplicación en sí, ni venderla, y dar cuenta de su autor. Programa computacional cuyo costo económico para el usuario final es cero, independiente de las condiciones de distribución y uso que tenga. Este tipo de software la mayoría son utilerías para realizar cierta tarea como el programa Win Rar, el cual nos sirve para la compresión de un archivo.

·    Software multimedia

El software multimedia se refiere a los programas utilizados para presentar de una forma integrada textos, gráficos, sonidos y animaciones, este tipo de software es considerado como una nueva tecnología. Las ventajas que se le atribuyen al software multimedia es en la educación, especialmente en escuelas primarias, porque realizando presentaciones con software multimedia, los alumnos prestan mas intención a la presentación realizada.

Este tipo de software suele utilizarse para el desarrollo de proyectos específicos multimedios, utilizar software multimedia requiere de tiempo, capacidades, dedicación y recursos.

·    Software de uso general

El software de uso general son aquellos que nos sirven para resolver problemas muy variados del mismo tipo, de muy diferentes empresas o personas, con adaptaciones realizadas por un usuario, ejemplos: procesadores de texto, manejadores de bases de datos, hojas de cálculo, etc.

·    Software de uso especifico

Hablar de este tipo de software nos referimos al software desarrollado específicamente para un problema especifico de alguna organización o persona, utilizar este software requiere de un experto en informática para su creación o adaptación, son los programas que usan las escuelas para registrar las calificaciones de los alumnos y generar certificados, los que usan los bancos para el control de las cuentas, etc.

Clasificación de datos

El tipo de un dato es el conjunto de valores que puede tomar durante el programa. Si se le intenta dar un valor fuera del conjunto se producirá un error.

La asignación de tipos a los datos tiene dos objetivos principales:

• Por un lado, detectar errores en las operaciones
• Por el otro, determinar cómo ejecutar estas operaciones

De Pascal se dice que es un lenguaje fuertemente tipiado. Esto quiere decir que todos los datos deben de tener un tipo declarado explícitamente, y además que existen ciertas restricciones en las expresiones en cuanto a los tipos de datos que en ellas intervienen.

Una ventaja de los lenguajes fuertemente tipiados es que se gasta mucho menos esfuerzo en depurar (corregir) los programas gracias a la gran cantidad de errores que detecta el compilador.

Los tipos de datos, como casi todos los objetos de Pascal, se pueden declarar. La declaración de tipos ya se comentó en el tema correspondiente a la estructura de un programa.

Clasificaciones en los tipos de datos

Sólo se trataran los básicos para ir construyendo los primeros programas.

Existen muchas clasificaciones para los tipos de datos, y dependiendo de la fuente que se mire, mostrarán una u otra. A continuación tienes una de las posibles clasificaciones.:

• El tipo cadena
• Estructurados
• Simples
• ordinales

Tipos simples

Como su nombre indica son los tipos básicos en Pascal. Son los más sencillos y los más fáciles de aprender. Por todo esto, serán en los que nos centremos.

Los tipos simples más básicos son: entero, lógico, carácter y real. Y la mayoría de los lenguajes de programación los soportan, no como ocurre con los estructurados que pueden variar de un lenguaje a otro.

Tipos estructurados

Mientras que una variable de un tipo simple sólo referencia a un elemento, los estructurados se refieren a colecciones de elementos.

Las colecciones de elementos que aparecen al hablar de tipos estructurados son muy variadas: tenemos colecciones ordenadas que se representan mediante el tipo array, colecciones sin orden mediante el tipo conjunto, e incluso colecciones que contienen otros tipos, son los llamados registros.

Tipos ordinales

Dentro de los tipos simples, los ordinales son los más abundantes. De un tipo se dice que es ordinal porque el conjunto de valores que representa se puede contar, es decir, podemos establecer una relación uno a uno entre sus elementos y el conjunto de los números naturales.

Dentro de los tipos simples ordinales, los más importantes son:

• El tipo entero (integer)
• El tipo lógico (boolean)
• El tipo carácter (char)

Los tipos básicos

Realmente de los tipos simples tomamoslos más básicos, que son: integer, boolean, char y real. Además, también se hablaras un poco de las cadenas de caracteres, los llamados strings.

nota: a continuación sólo se comentará qué es cada tipo, no se explicará su declaración, esto puedes verlo si vas a la sección correspondiente.

El tipo integer (entero)

Como ya habrás leído el tipo de datos entero es un tipo simple, y dentro de estos, es ordinal. Al declarar una variable de tipo entero, estás creando una variable numérica que puede tomar valores positivos o negativos, y sin parte decimal.

Este tipo de variables, puedes utilizarlas en asignaciones, comparaciones, expresiones aritméticas, etc. Algunos de los papeles más comunes que desarrollan son:

• Controlar un bucle
• Usarlas como contador, incrementando su valor cuando sucede algo
• Realizar operaciones enteras, es decir, sin parte decimal
• Y muchas más...

El tipo boolean (lógico)

El tipo de datos lógico es el que te permite usar variables que disponen sólo de dos posibles valores: cierto o falso. Debido a esto, su utilidad salta a la vista, y no es otra que variables de chequeo. Nos sirven para mantener el estado de un objeto mediante dos valores:

• si/no
• cierto/falso
• funciona/no funciona
• on/off
• etc.

El tipo real (real)

Como ya he visto, Pascal soporta el conjunto entero de números. Pero no es el único, también te permite trabajar con números pertenecientes al conjunto real.

El tipo de datos real es el que se corresponde con los números reales. Este es un tipo importante para los cálculos. Por ejemplo en los estadísticos, ya que se caracterizan por tratar fundamentalmente con valores decimales.

nota: Aunque pueda que estés acostumbrado a escribir con coma los decimales, te advierto que en Pascal y en todos los lenguajes de programación se escribe con un punto. Por ejemplo: 3.1416

Los tipos char y string (carácter y cadena)

Con el tipo carácter puedes tener objetos que representen una letra, un número, etc. Es decir, puedes usar variables o constantes que representen un valor alfanumérico. Pero ojo, cada variable sólo podrá almacenar un carácter.

Sin embargo, con las cadenas de caracteres (strings) puedes contener en una sola variable más de un carácter. Por ejemplo, puedes tener en una variable tu nombre.

Veamos cómo se usan ambos tipos en el siguiente ejemplo

Veamos un ejemplo sobre tipos de datos

A continuación se presenta un ejemplo con el que puedes interactuar para que veas de forma más amena alguno de los conceptos sobre los tipos de datos.

En el ejemplo tienes en la parte izquierda el código del programa, y en la derecha la parte con la puedes jugar. Esencialmente, lo que tienes que hacer es:

• Dar valores iniciales a las variables numero, char_A y char_B
• Y en función de estos valores y de las instrucciones que hay en el código, determinar cuál será el valor de cadena.

Guia de Orientacion SIG Unidad 4

UNIDAD 4 : SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES

Sistemas de Apoyo a las decisiones

En un sentido amplio, se define a los sistemas de apoyo a las Decisiones como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.

A lo anterior se agrega que, en la mayoría de los casos, lo que constituye el detonante de una decisión es el tiempo límite o máximo en el que se debe tomar. Así, en cada decisión que se toma, siempre se podrá pensar en que no se tiene toda la información requerida; sin embargo, al llegar al límite de tiempo, se deberá llegar a una decisión. Esto implica necesariamente que al verdadero objetivo de un sistema de apoyo a las decisiones sea proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible, con el fin de decidir lo más adecuado.

Sistemas de Apoyo a las decisiones en grupo

El grupo puede estar implicado en la toma de una decisión o en una tarea relacionada con una decisión. Cuando el grupo de toma de decisiones está auxiliado electrónicamente, el apoyo se conoce como sistema de apoyo para las decisiones de grupo.

Un SADG es un sistema de computadora interactivo que facilita la solución de problemas semiestructurados y no estructurados por medio de un grupo de decidores. Los componentes de un sistema de apoyo para las decisiones de grupo incluyen hardware, software, personal y procedimientos. Estos componentes se arreglan a fin de apoyar el proceso para llegar a una decisión.

Informe de reuniones cara a cara: está compuesto por hardware, software, personal y procedimientos.

- Hardware: Un grupo puede usar dos tipos básicos de configuraciones de hardware. El primero es una sala de decisión, una instalación de sistemas de apoyo para las decisiones de grupo diseñada para juntas electrónicas.

La segunda configuración es básicamente una colección de computadoras personales, equipada cada una con teclados para votar, así como para realizar otras actividades con las herramientas de cómputo de grupo.

- Software: Es una colección de cerca de una docena de herramientas o paquetes, los cuales se integran en un amplio sistema.

- Personal: Incluye a los miembros del grupo y al facilitador. Se encuentra presente en todas las reuniones de grupo en un solo sitio.

- Procedimientos: permiten la fácil operación y el uso efectivo de la tecnología por parte de los miembros del grupo.

Algunas aplicaciones del sistema de apoyo para las decisiones de grupo: programas de mejoramiento de calidad con base en la participación de varios de sus equipos de calidad. El sistema de apoyo para las decisiones de grupo fue útil en la identificación de problemas, la generación y evaluación de ideas y en el desarrollo y puesta en práctica de soluciones.

Tecnologías integradas: La integración de varias tecnologías puede ahorrar tiempo y dinero a los usuarios.

Lotus notes: Es un software que actúa como un entorno de comunicaciones de grupo para permitir a los usuarios acceder y crear información compartida. Las funciones de Lotus notes son de seguimiento, discusión en equipo, transmisión, referencias.

Bases de datos de Notes: Lotus notes utiliza bases de datos distribuidas de documentos que permiten a los usuarios almacenar, distribuir y organizar información de manera que puedan recuperarla.

Guia de Orientacion SIG Unidad 5

UNIDAD 5: LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 El análisis de riesgos

También conocido como evaluación de riesgo o PHA por sus siglas en inglés Process Hazards Analysis, es el estudio de las causas de las posibles amenazas, y los daños y consecuencias que éstas puedan producir.

Este tipo de análisis es ampliamente utilizado como herramienta de gestión en estudios financieros y de seguridad para identificar riesgos (métodos cualitativos) y otras para evaluar riesgos (generalmente de naturaleza cuantitativa).

El primer paso del análisis es identificar los activos a proteger o evaluar. La evaluación de riesgos involucra comparar el nivel de riesgo detectado durante el proceso de análisis con criterios de riesgo establecidos previamente.

La función de la evaluación consiste en ayudar a alcanzar un nivel razonable de consenso en torno a los objetivos en cuestión, y asegurar un nivel mínimo que permita desarrollar indicadores operacionales a partir de los cuales medir y evaluar.

Los resultados obtenidos del análisis, van a permitir aplicar alguno de los métodos para el tratamiento de los riesgos, que involucra identificar el conjunto de opciones que existen para tratar los riesgos, evaluarlas, preparar planes para este tratamiento y ejecutarlos.

El sistema de gestión de seguridad de la información

Un Sistema de Gestión de la seguridad de la Información (SGSI) es, como el nombre lo sugiere, un conjunto de políticas de administración de la información. El término es utilizado principalmente por la ISO/IEC 27001.

El término se denomina en inglés "Information Security Management System" (ISMS).

El concepto clave de un SGSI es para una organización del diseño, implantación, mantenimiento de un conjunto de procesos para gestionar eficientemente la accesibilidad de la información, buscando asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información minimizando a la vez los riesgos de seguridad de la información.

Como todo proceso de gestión, un SGSI debe seguir siendo eficiente durante un largo tiempo adaptándose a los cambios internos de la organización así como los externos del entorno.

5.5 La auditoría y control del sistema de gestión

La Auditoría de Gestión aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor importancia que esta última, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeño de la organización. La denominación auditoría de gestión funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría operacional.

El control de gestión

Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

Dentro de la descripcióny valoración del control de gestión se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.

No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cuáles son para la organización aquellos factores críticos que hay que cuidar para tener éxito (FCE), muchos de los cuales están íntimamente ligados con las estrategias que se van a desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio (control) sobre lo que esta ocurriendo, el control debe estar enfocado a evaluar el comportamiento de los factores críticos que inciden en el cumplimiento de las estrategias. Así, el control debe ser flexible, ajustándose permanentemente a las cambiantes estrategias de la organización.  

El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad total y la gestión de la calidad total.

Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.

Proceso metodológico para el desarrollo del sistema de control de gestión

1.- Diagnóstico Institucional: todo proceso de control de gestión comienza con el estudio propio del sistema a controlar. El diagnóstico tiene como objetivo, según Abad , identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia del sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir identificando fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratégica, desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.

2.-Identificación de procesos Claves: luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el éxito empresarial, el control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos de la organización, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la situación financiera, pasando por la situación comercial, producción, productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros.

3.- Diseño del sistema de indicadores: De la identificación de las áreas claves, se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección. Un indicador se define como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.

Condiciones que influyen en el control de gestión

·         El entorno: este puede ser estable o dinámico, variante cíclicamente o completamente atípico. Una buena adaptación del entorno facilitada en desarrollo en la empresa.

·         Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y ambientales.

·         La estructura de la organización: según sea, funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

·         El tamaño de la empresa: esta condición está relacionada con la centralización, mientras más grande la empresa es necesario descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran cantidad de información que se maneja.

·         La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.

Guia de Orientacion SIG Unidad 6

UNIDAD 6: TIPOLOGÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL

Evolución de los sistemas informáticos empresariales

Desde que Joseph Orlicky acuñara el término MRP (Material Requirement Planning) para gestión de materiales (Orlicky, 1975), los sistemas informáticos se han extendido por las diferentes áreas de la empresa. Estos sistemas, que inicialmente abordaban la problemática de la gestión de materiales, pasaron posteriormente a tratar la problemática de la gestión de los recursos productivos y de los recursos financieros. Este concepto de sistema de información que integre producción inventario y finanzas, fue bautizado por Ollie Wight como MRP II, siendo las siglas las mismas que en el caso de su antecesor (el MRP I) pero cambiando las palabras Material Requirement Planning por Manufacturing Resource Planning (Ptack y Schragenheim, 2000).

El termino ERP fue acuñado por la consultora Gartner Group de Stamford a principios de los 70 (Chen 2001, Shehab et al. 2004) para describir el sistema de software empresarial resultante de implantar por completo el concepto de MRPII (de implantar todos y cada uno de sus módulos). Los mismos autores señalan que la madurez del concepto no se da hasta finales de los 90, momento en el que los sistemas empresariales se han extendido por las principales funciones “back-office” (gestión de pedidos, gestión financiera, gestión de almacenes, distribución, control de calidad, gestión de activos y gestión de recursos humanos). Muscatello et al. (2003) afirman que durante el periodo 1988-1994 los términos MRPII y ERP se utilizaban indistintamente. Los mismos autores consideran el lanzamiento en 1994 de la aplicación SAP/R3 como el punto a partir del cuál se va haciendo más evidente la diferencia entre el MRPII y el ERP. Las aplicaciones ERP son aplicables en cualquier tipo de empresa y no se trata de una mera extensión de la aplicación de gestión de la producción. La definición dada por Nah et al. (2001) puede servir para explicar el concepto de ERP. Según los autores, “Un sistema ERP es un sistema de software empresarial empaquetado que permite a la compañía gestionar un uso eficiente y efectivo de los recursos (materiales, recursos humanos, finanzas, etc.). Para lograr ese objetivo, el sistema ofrece una solución integrada para cubrir las necesidades de procesamiento de información de la organización. Soporta una visión orientada a procesos de las organizaciones así como procesos de negocio estandarizados a lo largo de la organización.” El hecho de incluir la orientación a procesos en la definición del concepto resalta la importancia del sistema ERP como herramienta para la transformación de los procesos de negocio y no como una herramienta de gestión pasiva.

La creciente externalización de operaciones que caracterizó la dinámica empresarial en los años 90 y la necesidad de trabajar coordinadamente con proveedores y clientes provocó un

cierto ‘desgaste’ del término ERP. Fue el propio Gartner Group, mediante la publicación de un artículo con un título tan descriptivo como “ERP Is Dead -- Long Live ERP II” (Bond et al, 2000), el que remarcó la necesidad de adoptar sistemas de información capaces de cubrir las necesidades de la empresa extendida mediante la gestión de las cadenas de suministro.

En la actualidad, los sistemas de gestión empresarial descritos conviven y compiten con otros sistemas de información. De entre las diversas soluciones que ofrece el mercado, merece la pena destacar dos: el CRM y el PLM. El CRM (Customer Relationship Management) es ante todo una estrategia y una modalidad operativa que tiene como objetivo mejorar y extender las relaciones con el cliente, generando nuevas oportunidades de negocio. La implantación de un sistema CRM, afecta hoy día sobre todo a los puntos de contacto con el cliente dentro de la empresa en las áreas de ventas, marketing, servicios de atención al cliente y en un segundo plano a gestión de los pedidos, distribución y logística (Díaz de Basurto, 2004). Es en estas últimas áreas donde surgen mayores solapamientos de funciones entre sistemas ERP y CRM, de modo que las empresas distribuidoras de uno y otro tipo de software defienden la idoneidad de su producto para gestionar las relaciones con los clientes. Mientras los defensores de los ERP-s destacan las ventajas de disponer de un sistema integrado, los defensores de los CRM-s defienden la mayor especialización de este tipo de aplicaciones como fuente de ventaja competitiva de la empresa.

Tipología de los sistemas de información

Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Los sistemas de información transaccionales

Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.

Ejemplos de funciones concretas de un sistema transaccional

* Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco; la cantidad de dinero que se descuenta de la cuenta emisora debe ser igual a la que se suma en la cuenta receptora. De no ser así, la acción (transacción) no se realiza.

* Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban antes del error.

* También debe ser capaz de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades entre éstas. Por ejemplo, un cliente está haciendo la reserva de un asiento en un vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la transacción, porque otro cliente podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el mismo momento.

Propiedades de los sistemas transaccionales

* Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en personal.

* Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y recursos humanos.

* Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una organización.

* Sus cálculos y procesos suelen ser simples.

* Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos.

* Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente visibles.

* Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos, pero no para analizar los mismos.

Características esperables de un sistema transaccional

* Para que un sistema informático pueda ser considerado como un sistema transaccional, debe superar el test ACID.

* Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente, en general la respuesta no debe ser mayor a un par de segundos.

* Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la organización, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos de recuperación y de respaldo de datos.

* Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservas de múltiples agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas características.

Los sistemas interfuncionales empresariales

Las principales aplicaciones de negocio electrónico y sus interrelaciones se resumen en la arquitectura aplicaciones empresariales. Estas aplicaciones se integran en los sistemas interfuncionales empresariales, tales como planeación de recursos empresariales (ERP), administración de relaciones con los clientes (CRM) y administración de la cadena de suministros (SCM). Estas aplicaciones pueden estar interconectadas por sistemas de aplicaciones empresariales de tal forma que los profesionales de negocios puedan de manera más sencilla tener acceso a los recursos de información necesarios para dar soporte a las necesidades de los clientes, proveedores y socios de negocio. Los sistemas de colaboración empresarial son sistemas interfuncionales que dan soporte y fortalecen la comunicación y la colaboración entre los equipos y grupos de trabajo de una organización.

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones empresariales

En la actualidad, los sistemas de información están reestructurando la base de los procesos. Los objetivos de los Sistemas de Información van a depender del nivel de la organización en el que se apliquen para resolver determinados problemas. De acuerdo a los objetivos que cumplen en la organización podemos clasificar los sistemas de información en 3 categorías. Los que:

1. Automatizan los procesos operativos.

Se encargan de registrar y procesar datos resultantes de transacciones comerciales y de la automatización de tareas y procesos operativos.

1. Proporcionan información que sirva de apoyo en la toma de decisiones.

Estos sistemas pueden ser tan sencillos o complejos como la situación lo demande. Estamos hablando desde simples páginas web que concentran datos que nos ayudan a saber dónde encontrar al mejor proveedor que nos ofrece calidad y precio hasta poderos y costosísimos sistemas empresariales que analizan miles de variantes para apoyar en los procesos de toma de decisiones estratégicas que dictaminarán el curso de la empresa en los próximos años.

1. Logran ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Se trata de los sistemas estratégicos. Estos sistemas se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la información.

En las últimas décadas se han desarrollado sistemas de cómputo que usan datos y modelos con el fin de ayudar a los administradores para analizar problemas semi estructurados. Estos sistemas fueron llamados DSS (Decision Support Systems) los cuales ayudan a los administradores a tomar decisiones al combinar datos, herramientas, modelos analíticos y un software de uso sencillo.

Un DSS puede ser necesitado por varias razones, por ejemplo:

• Cálculos veloces. Una computadora permite al tomador de decisiones realizar complicados cálculos muy velozmente y con un bajo costo. El tiempo es un factor crítico en muchas situaciones.
• Soporte técnico. Muchas decisiones involucran complejos cálculos, los datos utilizados pueden almacenarse en diferentes bases de datos y sitios Web, posiblemente fuera de la organización. Estos datos pueden contener sonido y gráficas que se pueden transferir a alta velocidad de locaciones lejanas. La computadora puede hacer esta búsqueda, almacenar y transmitir los datos necesarios veloz y económicamente.
• Soporte con calidad. Las computadoras pueden mejorar la calidad de las decisiones tomadas. Por ejemplo, múltiples alternativas pueden ser evaluadas al mismo tiempo que se analizan riesgos, también las opiniones de expertos pueden ser recabadas en largas distancias de una forma prácticamente inmediata.

En la actualidad son pocas las empresas que saben de las virtudes de estos sistemas y explotan su potencial. Lamentablemente en la mayoría de las pequeñas empresas la administración suele estar a cargo de personas que sienten que “sus años en el negocio”, “sus presentimientos” e incluso “su instinto” son las mejores guías para tomar decisiones.

Sin embargo las Tecnologías de la Información están ganando cada vez más terreno en esos niveles jerárquicos y con hechos se está consolidando. Usted también puede ser de esos directivos que cuando sea preciso, podrá solicitar a un DSS que recopile la información requerida para evaluar un problema y en base a un modelo creado con anticipación, la computadora hará comparativos y generará un análisis que le será presentado de una manera clara y sencilla proveyéndole así, de un mayor conocimiento de la situación para que entonces con certeza y certidumbre pueda tomar una buena decisión basada en elementos fidedignos.

Los sistemas funcionales de negocio

Los Sistemas Funcionales del Negocio están conformados por una variedad de tipos de Sistemas de Información, tales como, TPS, MIS, DSS, etc., los cuales con el soporte al desarrollo y manejo de las funciones o procesos del negocios (contabilidad, finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, etc.)

• En algunos negocios, existe un comprensible interés en detectar, rápidamente, aquellos clientes que puedan estar pensando en prescindir sus contratos para, posiblemente, pasarse a la competencia.
• A estos clientes, dependiendo de su valor, se les podrían hacer ofertas personalizadas, ofrecer promociones especiales, etc., con el objetivo último de retenerlos.
• La minería de datos ayudaría a determinar qué clientes son los más proclives a darse de baja estudiando sus patrones de comportamiento y comparándolos con muestras de clientes que, efectivamente, se dieron de baja en el pasado.